Kembali APARAT Sistem Surat Menyurat
Sistem manajemen surat masuk-keluar digital untuk MAN 1 Kota Malang, dari pengajuan online, disposisi admin, hingga pelacakan status surat secara real-time.
Tentang Projek
APARAT (Aplikasi Surat Menyurat) adalah sistem manajemen korespondensi digital yang dibangun untuk mengeliminasi birokrasi kertas di MAN 1 Kota Malang. Platform ini menyediakan 3 jalur akses utama: Dashboard Admin untuk mengelola surat masuk, surat keluar, dan disposisi; Pengajuan Surat Online untuk masyarakat yang ingin mengajukan surat tanpa perlu login; dan Sistem Pelacakan untuk memantau progres surat yang telah diajukan. Dengan APARAT, seluruh siklus surat, mulai dari pengajuan, review, disposisi, hingga penyelesaian, terdokumentasi secara digital dan transparan. Sistem ini mempercepat proses administrasi hingga 3x lipat dan mengurangi kehilangan dokumen fisik secara signifikan.
Tech Stack
Tantangan
- Membangun workflow surat multi-tahap (ajukan → review → disposisi → selesai) yang fleksibel untuk berbagai jenis surat
- Menyediakan sistem pelacakan publik tanpa login yang tetap aman dan tidak mengekspos data sensitif
- Mengelola state kompleks untuk tracking status surat secara real-time
Solusi
- State machine pattern untuk workflow surat dengan transisi status yang terdefinisi jelas
- Token-based tracking system, setiap pengajuan mendapat kode unik untuk pelacakan tanpa autentikasi
- Server-side rendering dengan Laravel Blade untuk dashboard admin yang responsif, dan caching untuk halaman tracking publik