Kembali
APARAT — Sistem Surat Menyurat
Sistem manajemen surat masuk-keluar digital untuk MAN 1 Kota Malang — dari pengajuan online, disposisi admin, hingga pelacakan status surat secara real-time.
Tentang Projek
APARAT (Aplikasi Surat Menyurat) adalah sistem manajemen korespondensi digital yang dibangun untuk mengeliminasi birokrasi kertas di MAN 1 Kota Malang. Platform ini menyediakan 3 jalur akses utama: Dashboard Admin untuk mengelola surat masuk, surat keluar, dan disposisi; Pengajuan Surat Online untuk masyarakat yang ingin mengajukan surat tanpa perlu login; dan Sistem Pelacakan untuk memantau progres surat yang telah diajukan. Dengan APARAT, seluruh siklus surat — dari pengajuan, review, disposisi, hingga penyelesaian — terdokumentasi secara digital dan transparan. Sistem ini mempercepat proses administrasi hingga 3x lipat dan mengurangi kehilangan dokumen fisik secara signifikan.
Tech Stack
Tantangan
- Membangun workflow surat multi-tahap (ajukan → review → disposisi → selesai) yang fleksibel untuk berbagai jenis surat
- Menyediakan sistem pelacakan publik tanpa login yang tetap aman dan tidak mengekspos data sensitif
- Mengelola state kompleks untuk tracking status surat secara real-time
Solusi
- State machine pattern untuk workflow surat dengan transisi status yang terdefinisi jelas
- Token-based tracking system — setiap pengajuan mendapat kode unik untuk pelacakan tanpa autentikasi
- Server-side rendering dengan Laravel Blade untuk dashboard admin yang responsif, dan caching untuk halaman tracking publik